Covid-19: Intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione

Come si svolgeranno le assemblee societarie durante questo periodo di emergenza Covid-19? Ecco tutte le norme da rispettare spiegate dal notaio Maria Eugenia Baccaglini.

La contingente situazione di emergenza sanitaria ha avuto rilevanti riflessi anche in relazione alle assemblee societarie.

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri datato 8 marzo 2020 ha imposto il cd. distanziamento sociale e l’art 1, comma 1, lettera q del citato decreto ha previsto, nello specifico, che siano adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto”. Si tratta, in particolare, delle riunioni da tenersi in modalità cd. “full audioconference”.

In questo contesto è stata elaborata, in data 11 marzo 2020, dalla commissione societaria del Consiglio Notarile di Milano la massima emergenziale n. 187, secondo la quale:

“L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).

Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.”

Per completezza espositiva appare utile ricordare l’orientamento della commissione societaria del comitato interregionale dei Consigli Notarili del Triveneto (HB39 risalente a settembre 2017), che, attraverso una lettura estensiva dell’art. 2370 c.c., già ammetteva nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, la possibilità dell’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che fossero in concreto rispettati i principi del metodo collegiale e di parità di trattamento dei soci.

La massima 187 del Consiglio Notarile di Milano ha, dunque, dato voce ad un’evidente necessità dettata dall’emergenza da Covid-19: la possibilità che tutti i partecipanti siano collegati mediante mezzi di telecomunicazioni in luoghi differenti, con l’unico limite che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona”.

Non sono mancate pronte critiche della dottrina a tale ultimo inciso ritenendolo contrastante con la ratio sottostante il decreto 8 marzo 2020.

La massima 187 è stata, quindi, recepita nell’art. 106 del D.L . 17 marzo 2020, n. 18 applicabile alle assemblee convocate entro la data del 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza.

Nel citato articolo è, dunque, previsto che le assemblee delle s.p.a., s.a.p.a, s.r.l., società cooperative e mute assicuratrici si possano svolgere, anche esclusivamente, mediante   mezzi   di   telecomunicazione     che     garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la   loro   partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il   presidente, il segretario o il notaio.

Secondo le prime letture di tale norma sembra poter essere sufficiente che tale modalità di riunione sia indicata nell’avviso di convocazione.

Benché le previsioni si applichino testualmente solo alle decisioni dei soci delle società sopra indicate, le prime interpretazioni ritengono ammissibile un’interpretazione estensiva anche per le riunioni del consiglio di amministrazione e dell’organo di controllo.

 

Notaio Maria Eugenia Baccaglini

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